Pré-boarding : prévenir le risque d’abandon par le nouveau recruté

Les entreprises investissent sur leur parcours de recrutement en misant sur une expérience candidat optimale. Certaines adoptent une approche de recrutement collaboratif pour assurer la bonne décision. Et pourtant, après la séduction du candidat, il arrive que celui-ci se ravise et les contraigne à recommencer à zéro.

La transition qui s’installe après avoir indiqué au candidat qu’il est choisi peut favoriser ce revirement. Et ce, d’autant plus, s’il y a un manque total de communication entre l’entreprise et le nouveau recruté.

En effet, c’est une période pendant laquelle ce dernier peut douter de sa décision pour différentes raisons. Pour certains, c’est un moment à mettre à profit pour éventuellement renégocier le contrat avec leur employeur. Voir même, le candidat peut penser qu’il est libre de continuer à chercher une proposition plus intéressante. Et ceci, d’autant plus s’il a conscience qu’il est dans une position de rééquilibrage du rapport de force employeur-employé. De même, s’il a l’impression que son futur employeur ne répond pas idéalement à ses attentes telles que la quête de sens, l’autonomie, la considération etc…

Alors que faire ?

L’enjeu est de sécuriser le recrutement au-delà de la signature du contrat. En effet, 22%* des nouvelles recrues quittent leur emploi dans les 45 premiers jours et, 4% d’entre eux ne donnent pas suite après leur premier jour.

Il faut donc porter attention au risque de turn-over en évitant une rupture dans l’expérience de recrutement.

Avant de se consacrer à la phase de l’onboarding traditionnel, il importe de maintenir la relation avec le candidat recruté. Pour ce faire, avoir recours au pré-boarding est une solution.

Pré-boarding : processus stratégique de sécurisation du recrutement

Cette approche consiste, pendant la période d’attente, à ne pas laisser le vide s’installer entre le candidat et votre entreprise. Toutes les occasions sont bonnes pour permettre à celui-ci de connaître votre organisation. Ce sera aussi l’occasion lui expliquer son rôle et son impact sur votre entreprise.

Le pré-boarding possède de nombreux avantages pour prévenir l’ambivalence abordée plus haut en retenant l’attention du candidat recruté.

En premier lieu, il est nécessaire de se mettre à la place de ce dernier pour anticiper et répondre à ses besoins d’information. Il sera aussi nécessaire de réduire autant que possible l’inconfort face à l’inconnu que peut ressentir le recruté. Par analogie, certains d’entre nous peuvent se souvenir du premier jour dans une nouvelle école, une nouvelle classe avec tous ces regards posés sur nous. Cherchant un visage amical, nous nous demandions pourquoi nous étions là.

Nous pouvons bien sûr relativiser ce souvenir d’enfance. Cependant, dans une certaine mesure, c’est cette impression particulière que le pré-boarding permet d’appréhender.

Quelques occasions peuvent faciliter cette démarche :

• Prise de contact par le manager,
• Invitation à déjeuner pour rencontrer l’équipe,
• Invitation à un événement social récurrent qui se produit dans cette période,
• Visioconférence,
• Immersion dans la culture d’entreprise,
• Etc…

Le but est de préparer, dans un contexte moins formel la nouvelle recrue à rejoindre votre entreprise avant sa prise de poste.

Par ailleurs, certaines tâches administratives habituellement menées lors de l’onboarding peuvent l’être à cette étape :

• Choix et configuration du poste de travail,
• Choix de l’équipement de téléphonie mobile,
• Inscription au PEE,
• Inscription au club de sport,
• Informations sur le CE et autres avantages,
• Donner accès à une liste de FAQ,
• Etc…

La finalité est de permettre à votre nouvel employé de prendre ses fonctions plus rapidement le jour J.

Vous pouvez également faire appel à votre culture d’entreprise et à votre créativité pour le surprendre.

Ce qui compte c’est de maintenir le contact et votre ATS vous aide à y parvenir. Vos candidats sont déjà en base, ils sont en principe, très bien qualifiés et votre ATS s’il est bien conçu inclut toutes les fonctionnalités utiles pour programmer, gérer et planifier événements et messages. Il peut être au passage commode de gérer un statut « pré-embauche » pour bien suivre ces candidats dès lors que votre entreprise est d’une taille conséquente.

* Bersin by Deloitte

Le travail collaboratif dans le recrutement permet de faire face à 2 challenges :

• Aligner les objectifs du recruteur et la définition du poste,
• Valider le choix du candidat.

Le préalable à la mise en place d’un modèle participatif est d’en cerner le principe et l’apport pour votre processus de recrutement. Il sera ainsi plus aisé de construire les conditions de réussite de la collaboration de toutes les parties prenantes

Recrutement collaboratif : principe et avantages

La démarche du recrutement collaboratif permet de garantir une acquisition de talents durable et performante tout en suivant le rythme de l’entreprise.

Pour l’alignement des objectifs du recruteur et la définition de poste, le dialogue permet de s’assurer que les attentes sont les mêmes. C’est un ingrédient essentiel.
En effet, cela facilite la révision et l’ajustement des modèles de description de postes.
Le recruteur pourra ainsi bénéficier d’informations à jour fournies par les managers pour rédiger les exigences, les tâches et les responsabilités correspondant à la réalité du métier.

Ce sera aussi un moyen pour ajuster la proposition de valeur et pour rédiger des offres d’emploi plus attrayantes.  En étant plus pertinent, le recruteur pourra attirer plus aisément les meilleures candidats.

Bien entendu, il ne s’agit pas de cloner des profils mais de s’adapter à la réalité, au contexte particulier et à l’évolution des métiers de l’entreprise.

Concernant la qualité et la validation du choix, il est nécessaire de faciliter le partage des connaissances et de chercher à obtenir l’avis des opérationnels. En effet, par ce moyen le recruteur peut améliorer l’évaluation des compétences des candidats.
Il peut partager sa connaissance du marché de l’emploi afin de faire le lien entre les candidats et les compétences disponibles sur le marché et les métiers de l’entreprise.

Ainsi, il pourra mieux mettre en perspectives les différentes informations pour permettre d’aboutir à un choix validé.
L’arbitrage est un élément essentiel. La finalité est d’augmenter les chances d’effectuer un bon recrutement.

Le travail collaboratif revêt de nombreux avantages pour sécuriser le recrutement et ainsi limiter le turn-over lié à une mauvaise décision.
Cependant, il est nécessaire de manager l’évolution du modèle traditionnel vers une méthode plus participative.

Recrutement collaboratif : le management participatif comme moyen

Rassembler les experts (recrutement et métiers) et les faire travailler en complémentarité est indispensable au succès de la démarche.

Du point de vue opérationnel, il sera nécessaire de déterminer votre méthode projet.

Notamment, vous devrez définir :

• Les enjeux : à quels besoins il faut répondre, quels dysfonctionnements faut-il résoudre, etc… 
• Les finalités : définir l’utilité concrète de favoriser la méthode collaborative.
• Les objectifs : quelles performances et quels résultats rechercher dans ce mode de recrutement. Une représentation graphique peut-être utile à ce stade.

Comme tout projet, la mise en place du recrutement collaboratif nécessitera de la méthode.

Il faudra définir les actions à entreprendre, les ordonnancer logiquement et les programmer.
Il faudra tenir compte d’un délai de réalisation minimal raisonnable selon l’activité des experts métiers (managers, collaborateurs participant au projet).
Autrement dit, il s’agit de construire une feuille de route permettant d’organiser et de coordonner votre processus de recrutement collaboratif.
Il faudra également envisager de répartir les rôles en amont.

Un des défis sera de favoriser la motivation collective en encourageant l’écoute active et la valorisation de l’apport de chacun des participants. Un manque de communication limitera le processus.

L’utilisation du style de management participatif pour conduire la démarche est efficace si l’écoute est réelle et si les suggestions sont étudiées.
Enfin, Il est indispensable de définir les conditions de partage des décisions.

Ce modèle de recrutement peut paraître plus compliqué car il nécessite préparation en amont et conduite efficace. Cependant, il améliore sensiblement l’ensemble du processus et conduit à de meilleurs résultats.

Dans un contexte où les individus sont de plus en plus mobiles géographiquement, les équipes souvent éclatées et les agendas difficiles à coordonner, les outils de gestion de recrutement apportent une aide concrète au travail collaboratif.

Le rôle de votre ATS dans votre démarche de recrutement collaboratif

L’évolution des technologies permettent aux logiciels de recrutement de soutenir les recruteurs dans la mise en œuvre de leur processus participatif.

Les points de vigilance doivent se situer notamment sur les outils de communication et de structuration de la collaboration.

Si l’étape de préparation de votre projet a été maitrisée, il vous sera plus facile de déterminer les fonctionnalités nécessaires à votre processus de recrutement collaboratif.

Ainsi, pour réussir, il faudra porter une attention particulière sur les fonctionnalités permettant de gérer les documents et informations qui seront consignés. Et notamment, l’accès et le partage doivent être facilités.
Qu’ils s’agissent, de référentiels (fiches de postes…), de dossiers transmis aux managers, de synthèses concernant les candidats ou de toute autre information le travail collaboratif doit être privilégié.
La traçabilité est également un point important, de même que l’historisation de votre processus.

En termes de collaboration, votre logiciel de recrutement peut permettre de constituer des équipes. Vous pourrez les déterminer selon les postes à recruter, les missions et selon la situation géographique des membres utilisateurs du logiciel.

Nous avons vu que le dialogue et la communication sont des points essentiels. Ainsi, les fonctionnalités permettant d’échanger des informations, de faire des commentaires et de communiquer à distance vous permettront d’aboutir à la performance recherchée.

Enfin, le recrutement devant se faire sans perturber le rythme de l’entreprise, il sera nécessaire de maitriser, la planification, la gestion de temps et de disposer de données pour améliorer la performance du processus.

Ces remarques ne sont pas exhaustives et il faudra réfléchir votre process en fonction de vos défis de recrutement.

Au-delà de la collaboration dans le cadre d’un recrutement, le travail collaboratif peu s’entendre de manière plus globale. En effet, si l’on admet que les candidats shorts-listés présentent de l’intérêt pour l’entreprise on peut imaginer une collaboration entre recruteurs pour orienter les bons candidats vers d’autres postes plutôt que de les laisser partir à la concurrence.

Si vous souhaitez savoir comment Talents’In peut vous aider à mettre en place un processus de recrutement plus collaboratif et plus efficace, nos consultants sont à votre disposition pour une démonstration.

La première chose à faire est de bien renseigner votre logiciel de recrutement, y compris après le recrutement. En effet, la performance ne se mesure pas au nombre de candidats mais bien au nombre de recrutements conduits au-delà de la période d’essai, pour quel budget et sous quel délai. Il importe donc de bien indiquer tous les candidats recrutés bien sûr, mais aussi idéalement tous les candidats prolongés en période d’essai et non retenus au terme de celle-ci.

Ce prérequis important étant sécurisé, il est temps d’aborder un volet plus analytique pour mieux recruter dans la durée.

HR Analytics : quels niveaux d’analyse ?

Le 1er niveau d’analyse consiste à évaluer de quelle(s) source(s) viennent les recrutements réussis. Cela permet de cibler en priorité et par type de profil, les actions qui ont le plus de chance de réussir compte tenu de votre propre expérience.

En 2ème analyse, il est intéressant d’étudier le rendement des différentes sources au-delà des recrutement réussis. En effet, une bonne source peut apporter des profils intéressants permettant de constituer un vivier. Alors qu’une mauvaise source engendre des candidatures sans intérêt qui font perdre du temps.

Il est simple de mesurer le nombre de candidatures par source. Si le travail de qualification a été effectué, vous pouvez calculer le taux de candidatures placées en vivier.

Nous venons de vous indiquer 2 niveaux d’analyses incontournables en exemple. Cependant, avec les avancées technologiques, il est possible d’aller au-delà.

HR Analytics renforcés par l’intelligence artificielle

Avec l’Intelligence Artificielle (IA), il est même possible de mesurer la qualité moyenne des candidatures par canal.

De même, il est possible d’évaluer les écarts entre les candidatures et les postes.

Pour aller plus loin, il vous faut, grâce à votre ATS, estimer le coût et le délai moyen de recrutement par type de profil. Vous pouvez ainsi assez aisément établir des clefs essentielles de suivi de votre processus de recrutement :

1. Taux de recrutements réussis,

2. Coût et délai par profil,

3. Meilleures sources par profil,

4. Rendement par source au-delà des recrutements réussis.

Il s’agit ici d’une base essentielle pour mieux recruter, cependant vous pouvez poursuivre en enrichissant votre approche.

Améliorer votre démarche HR Analytics

Une fois le socle d’analyse en place, vous pouvez vous tourner vers l’extérieur de votre entreprise pour poursuivre votre démarche d’amélioration. Il existe en effet des outils mettant en œuvre l’Intelligence artificielle pour analyser en détails le marché des offres d’emploi. Ce type d’outils qui peut être intégré à votre logiciel de recrutement vous permet de savoir :

• Quelle est l’évolution du marché en temps réel,
• Qui sont vos concurrents pour chaque type de recrutement,
• Quelle est l’activité des intermédiaires du marché,
• Quels sont les sources choisies par vos concurrents pour recruter,
• etc…

La mise en place d’une démarche HR analytics pour le recrutement peut vous permettre de gagner plusieurs jours pour chaque recrutement, d’anticiper les évolutions du marché et de réaliser des économies importantes.

N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus.

Lire également : Votre Cvthèque est-elle sous-exploitée ?

Pour cela, il faut d’abord expliquer que l’intelligence peut prendre bien des formes et que l’intelligence artificielle est assez rudimentaire. Concrètement les algorithmes, à l’instar de jeunes enfants, vont collecter des informations diverses. Par le biais de rapprochements (mathématiques) ils vont établir des liens, trouver des ressemblances et commencer à se représenter la réalité. Cette opération se fait largement sous la supervision humaine et une fois un premier niveau d’intelligence atteint on peut enrichir le « raisonnement » de l’algorithme avec des savoirs (Paris est en France) et des valeurs (je ne fais pas attention au diplôme pour recruter des commerciaux).

Ces limites n’ont rien de péjoratif et la science a fait de très grands progrès pour notre plus grand bénéfice. Simplement il faut, pour l’heure, laisser de côté l’idée de la machine plus forte que l’homme, du robot « boule de cristal » et du génie sorti de sa carte mère.

Pour réussir la mise en place de l’IA dans votre processus de recrutement nous retenons 4 grands principes.

IA et recrutement : Un raisonnement se nourrit d’information

L’intelligence artificielle apporte beaucoup en matière de collecte de données puisqu’elle peut automatiquement assembler puis harmoniser l’information issue des documents RH (CV, Offres, …).

Pour autant, l’IA a besoin des mêmes informations que nous pour aboutir à des résultats pertinents. Nombre de ces informations comme la disponibilité, le salaire, les préférences, la mobilité géographique ou l’historique de candidatures ne se trouvent pas dans un CV.

La qualité de l’intégration entre l’IA et votre logiciel de recrutement est donc primordiale. Ce dernier doit en effet pouvoir échanger une grande diversité d’informations avec l’IA pour refléter la richesse de vos raisonnements.

IA et recrutement : Un raisonnement se nourrit de repères

Parce que le langage humain est riche et souvent ambigu, nous sommes amenés à faire des rapprochements intellectuels lorsque nous recrutons. Ingénieur d’affaire et ingénieur commercial sont des rôles comparables, un DEUG est un BAC+2, etc.

Les composants d’IA ont besoin du même genre de référentiels. Afin de ne pas perdre du temps, tout en offrant des possibilités d’évolution, vous devez vérifier que l’IA mise en œuvre intègre déjà des référentiels fondamentaux et offres des possibilités de personnalisation si vous décidez d’investir dans des référentiels sur mesure.

IA : La fiction dépasse la réalité

Pour réussir votre projet d’IA, il faut adapter vos attentes au possibilités technologiques réelles. Pour l’heure, les algorithmes intelligents peuvent après apprentissage essayer de faire presque aussi bien que nous. Leur utilité n’est donc certainement par de remplacer le recruteur, ni même de prendre de décisions à sa place.

Leur domaine d’intervention se situe là où les recruteurs n’ont pas la possibilité, le temps ou les moyens d’intervenir. Les algorithmes d’IA sont donc des aides qui peuvent par exemple : proposer des postes à un candidat qui fournit son CV, suggérer des mobilités internes parmi des millions de combinaisons possibles, “mettre à jour” votre CVthèque en analysant tous les CV qu’elle contient…

Il est facile d’automatiser les mauvaises habitudes

L’IA, nous l’avons vu, apporte surtout de l’automatisation pour étendre votre champ d’action et vous délester de tâches fastidieuses. Mais l’automatisation peut aussi reproduire de mauvaises habitudes. Il convient donc de passer le temps nécessaire à revoir et décrire vos meilleures pratiques et vos référentiels.

Il faut aussi privilégier les briques d’intelligence artificielle qui offrent de la transparence sur le raisonnement tenu et permettre à l’utilisateur de l’influencer.

Les systèmes de “machine learning” à chaud peuvent apporter un petit plus dans un cadre bien défini mais sont bien trop erratiques et incontrôlables pour constituer le cœur de l’IA dans un domaine aussi sensible que le recrutement (cf. échecs d’Amazon et Google).

En conclusion, l’IA apporte un progrès conséquent aux recruteurs et nous avons choisi de l’intégrer à notre offre. Il convient néanmoins, comme pour bien des avancées technologiques, d’utiliser l’IA à bon escient et de donner la priorité au bon sens.

Cependant, nous constatons que pour des raisons diverses, la gestion de CVthèque est une activité trop peu répandue.

Ainsi de nombreux recruteurs, dans la spirale du phénomène « recruter pour hier », sont contraints au “post & pray”. Une expression anglaise selon laquelle on publie une offre et on espère que cela fonctionne.

D’autres encore, à l’instar de leurs homologues, se tournent vers des viviers externes et se retrouvent en situation d’intense compétition.

Cette situation ne favorise pas une expérience de recrutement durable et performante. C’est dommage ! Dans cet article, nous vous proposons quelques pistes pour tirer avantage de votre vivier de talents.

Votre CVthèque est une base de données marketing qualifiée

Les candidats présents dans votre CVthèque :

• Ont manifesté leur intérêt pour votre entreprise,
• Vous ont autorisé à les solliciter (selon les règles GDPR),
• Sont souvent aussi des clients,
• Reviennent sur votre site, cliquent sur des emails et, de façon générale, donnent des signes d’activité,
• Les meilleurs ont été vus en entretien et sont mieux qualifiés dans votre CVthèque qu’ils ne le seront dans un vivier externe,
• Sont parfois arrivés “en finale” et sont donc très probablement de bons candidats, selon vos propres critères.

En somme, votre CVthèque constitue la base de données marketing la plus riche et la mieux qualifiée à votre disposition. Et, si vous avez choisi un logiciel de recrutement performant elle est finement et automatiquement qualifiée grâce à l’analyse sémantique.

Voyons comment tirer parti de ce potentiel

La première étape consiste à enrichir en continu cette qualification. Une grande partie du travail est menée grâce à l’analyse sémantique du CV. Les technologies avancées permettent de classer automatiquement les CV selon de nombreux critères. Ceux-ci sont le niveau d’étude, le niveau d’expérience, les professions ou même les compétences.

Le reste dépend du travail des recruteurs. Sur ce plan, la régularité de l’information importe plus que le degré de détails. Il s’agit surtout de consigner les informations clés collectées au cours du processus de recrutement : statut du candidat, compétences, motivations, certifications, etc. Et aussi les informations plus génériques que vous noterez si vous maintenez la relation à postériori.

Grâce aux technologies de votre logiciel de recrutement, la charge de travail devrait donc être moins lourde pour vos équipes.

Sur cette base, la gestion de votre CVthèque vous permet :

• D’analyser la qualité des candidatures pour mieux choisir vos canaux de recrutement,
• De mener des actions d’inbound marketing pour maintenir le contact avec votre communauté de Talents,
• De faire des candidats des ambassadeurs grâce aux outils de cooptation,
• De réactiver les bons candidats à des moments clés (candidats short-listés non retenus, période d’essai, dates anniversaires, etc.). S’ils ne sont pas disponibles au moment où vous les sollicitez, ils peuvent vous donner accès à leur réseau.

Pour maintenir une relation dynamique, il importe de garder le lien avec votre communauté de Talents. Le recrutement et la cooptation sont certes des occasions de communiquer mais il est important de créer des contenus utiles à votre communauté.

Il s’agit le plus souvent d’actualités professionnelles ou sectorielles mais aussi de réalisations de vos équipes. L’actualité de votre société peut aussi susciter de l’intérêt dès lors qu’elle vient compléter des contenus moins autocentrés.

Cette démarche peut prendre du temps mais l’investissement est rentable.

Exploiter votre CVthèque pour quels ROIs ?

Le calcul du retour sur investissement peut varier d’une société à l’autre mais voici 2 pistes pour mener la réflexion :

1. Evaluer combien coûte à l’entreprise chaque jour de retard dans votre process de recrutement en tenant compte par exemple du CA par salarié par jour et de votre taux de marge.
2. Evaluer le temps gagné et le gain financier si vous qualifiez le candidat dans votre CVthèque en tenant compte du coût horaire des intervenants (recruteur, manager).

De même, pour chaque recrutement effectué en affectant sur un autre poste possible un bon candidat non retenu en finale.

Quelle que soit vos choix de communication et la nature de l’activité de votre entreprise, exploiter votre CVthèque vous donnera un avantage concurrentiel considérable. Vous pourrez investir dans une relation de proximité avec votre communauté de talents. Cette relation vous permettra d’approfondir votre connaissance de l’écosystème dans lequel vous évoluez. En conséquence, votre vivier de candidats sera un outil d’observation du marché de l’emploi propre à votre entreprise. De ce fait, vous gagnerez en efficacité et en réactivité pour répondre à vos besoins de recrutement.

Enfin, Vous pourrez associer la gestion de votre CVthèque à une posture « pre-need strategy ». En effet, en anticipant vos besoins d’embauches, vous éviterez de recruter sous la pression du temps. Aussi, vous pourrez augmenter la qualité de vos recrutements.