Recrutement collaboratif : conditions de réussite et outils

par | Avr 3, 2019 | Blog

Il n’échappe à personne que les métiers évoluent de plus en plus vite et que la tâche qui consiste à écrire des descriptifs de poste est de plus en plus difficile et éphémère.

Dans un modèle de recrutement traditionnel, les recruteurs assument toutes les responsabilités du processus de recrutement. Or, dans un contexte d’évolution des métiers, il parait complexe pour un recruteur d’identifier, de sélectionner et de recruter un candidat sans collaborer avec ses clients internes

Le travail collaboratif dans le recrutement permet de faire face à 2 challenges :

  • Aligner les objectifs du recruteur et la définition du poste,
  • Valider le choix du candidat.

Le préalable à la mise en place d’un modèle participatif est d’en cerner le principe et l’apport pour votre processus de recrutement. Il sera ainsi plus aisé de construire les conditions de réussite de la collaboration de toutes les parties prenantes

Recrutement collaboratif : principe et avantages

La démarche du recrutement collaboratif permet de garantir une acquisition de talents durable et performante tout en suivant le rythme de l’entreprise.

Pour l’alignement des objectifs du recruteur et la définition de poste, le dialogue permet de s’assurer que les attentes sont les mêmes. C’est un ingrédient essentiel.
En effet, cela facilite la révision et l’ajustement des modèles de description de postes.
Le recruteur pourra ainsi bénéficier d’informations à jour fournies par les managers pour rédiger les exigences, les tâches et les responsabilités correspondant à la réalité du métier.

Ce sera aussi un moyen pour ajuster la proposition de valeur et pour rédiger des offres d’emploi plus attrayantes.  En étant plus pertinent, le recruteur pourra attirer plus aisément les meilleures candidats.

Bien entendu, il ne s’agit pas de cloner des profils mais de s’adapter à la réalité, au contexte particulier et à l’évolution des métiers de l’entreprise.

Concernant la qualité et la validation du choix, il est nécessaire de faciliter le partage des connaissances et de chercher à obtenir l’avis des opérationnels. En effet, par ce moyen le recruteur peut améliorer l’évaluation des compétences des candidats.
Il peut partager sa connaissance du marché de l’emploi afin de faire le lien entre les candidats et les compétences disponibles sur le marché et les métiers de l’entreprise.

Ainsi, il pourra mieux mettre en perspectives les différentes informations pour permettre d’aboutir à un choix validé.
L’arbitrage est un élément essentiel. La finalité est d’augmenter les chances d’effectuer un bon recrutement.

Le travail collaboratif revêt de nombreux avantages pour sécuriser le recrutement et ainsi limiter le turn-over lié à une mauvaise décision.
Cependant, il est nécessaire de manager l’évolution du modèle traditionnel vers une méthode plus participative.

Recrutement collaboratif : le management participatif comme moyen

Rassembler les experts (recrutement et métiers) et les faire travailler en complémentarité est indispensable au succès de la démarche.

Du point de vue opérationnel, il sera nécessaire de déterminer votre méthode projet.

Notamment, vous devrez définir :

  • Les enjeux : à quels besoins il faut répondre, quels dysfonctionnements faut-il résoudre, etc… 
  • Les finalités : définir l’utilité concrète de favoriser la méthode collaborative.
  • Les objectifs : quelles performances et quels résultats rechercher dans ce mode de recrutement. Une représentation graphique peut-être utile à ce stade.

Comme tout projet, la mise en place du recrutement collaboratif nécessitera de la méthode.

Il faudra définir les actions à entreprendre, les ordonnancer logiquement et les programmer.
Il faudra tenir compte d’un délai de réalisation minimal raisonnable selon l’activité des experts métiers (managers, collaborateurs participant au projet).
Autrement dit, il s’agit de construire une feuille de route permettant d’organiser et de coordonner votre processus de recrutement collaboratif.
Il faudra également envisager de répartir les rôles en amont.

Un des défis sera de favoriser la motivation collective en encourageant l’écoute active et la valorisation de l’apport de chacun des participants. Un manque de communication limitera le processus.

L’utilisation du style de management participatif pour conduire la démarche est efficace si l’écoute est réelle et si les suggestions sont étudiées.
Enfin, Il est indispensable de définir les conditions de partage des décisions.

Ce modèle de recrutement peut paraître plus compliqué car il nécessite préparation en amont et conduite efficace. Cependant, il améliore sensiblement l’ensemble du processus et conduit à de meilleurs résultats.

Dans un contexte où les individus sont de plus en plus mobiles géographiquement, les équipes souvent éclatées et les agendas difficiles à coordonner, les outils de gestion de recrutement apportent une aide concrète au travail collaboratif.

Le rôle de votre ATS dans votre démarche de recrutement collaboratif

L’évolution des technologies permettent aux logiciels de recrutement de soutenir les recruteurs dans la mise en œuvre de leur processus participatif.

Les points de vigilance doivent se situer notamment sur les outils de communication et de structuration de la collaboration.

Si l’étape de préparation de votre projet a été maitrisée, il vous sera plus facile de déterminer les fonctionnalités nécessaires à votre processus de recrutement collaboratif.

Ainsi, pour réussir, il faudra porter une attention particulière sur les fonctionnalités permettant de gérer les documents et informations qui seront consignés. Et notamment, l’accès et le partage doivent être facilités.
Qu’ils s’agissent, de référentiels (fiches de postes…), de dossiers transmis aux managers, de synthèses concernant les candidats ou de toute autre information le travail collaboratif doit être privilégié.
La traçabilité est également un point important, de même que l’historisation de votre processus.

En termes de collaboration, votre logiciel de recrutement peut permettre de constituer des équipes. Vous pourrez les déterminer selon les postes à recruter, les missions et selon la situation géographique des membres utilisateurs du logiciel.

Nous avons vu que le dialogue et la communication sont des points essentiels. Ainsi, les fonctionnalités permettant d’échanger des informations, de faire des commentaires et de communiquer à distance vous permettront d’aboutir à la performance recherchée.

Enfin, le recrutement devant se faire sans perturber le rythme de l’entreprise, il sera nécessaire de maitriser, la planification, la gestion de temps et de disposer de données pour améliorer la performance du processus.

Ces remarques ne sont pas exhaustives et il faudra réfléchir votre process en fonction de vos défis de recrutement.

Au-delà de la collaboration dans le cadre d’un recrutement, le travail collaboratif peu s’entendre de manière plus globale. En effet, si l’on admet que les candidats shorts-listés présentent de l’intérêt pour l’entreprise on peut imaginer une collaboration entre recruteurs pour orienter les bons candidats vers d’autres postes plutôt que de les laisser partir à la concurrence.

Si vous souhaitez savoir comment Talents’In peut vous aider à mettre en place un processus de recrutement plus collaboratif et plus efficace, nos consultants sont à votre disposition pour une démonstration.

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